Procédure relative au recueil et au traitement des alertes

Sommaire

Objet

La présente procédure décrit la démarche suivie par le Comité Ethique du Groupe DLSI pour analyser et traiter les alertes qui lui sont adressées.

Domaine d’application

Cette procédure s’applique à la société Groupe DLSI (en ce compris, son siège et l’ensemble de ses agences) ainsi qu’à l’ensemble de ses filiales situées en France ou à l’étranger (comprenant leurs sièges et leurs agences), désignées ensemble sous la notion de « Groupe DLSI » dans le cadre de la procédure.

La présente procédure est diffusée à l’ensemble des Collaborateurs du Groupe DLSI. Elle doit être considérée comme une adjonction au Règlement Intérieur de la société, conformément à l’article L1321-5 du Code du travail.

Elle entrera en vigueur un mois après la dernière formalité de dépôt et de publicité prévue par l’article L.1321-4 du Code du travail.

1. Introduction

La mise en place d’un dispositif de recueil et de traitement des alertes ouverts aux salariés et aux collaborateurs extérieurs et occasionnels est une obligation légale du Groupe DLSI au titre des articles 8 et 17 de la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (la loi dite « loi Sapin 2 »).

2. Objet de la procédure

L’objectif de cette procédure est de :

définir les caractéristiques de l’alerte;
définir la protection accordée à la personne qui est à l’origine de l’alerte, aux personnes en lien avec la personne qui est à l’origine de l’alerte ainsi qu’aux facilitateurs qui ont aidé la personne qui est à l’origine de l’alerte;
décrire les modalités organisationnelles à mettre en œuvre pour traiter les alertes;

3. A qui s’adresse cette procédure ?

La procédure décrite dans le présent document s’adresse à l’ensemble des salariés (permanents et intérimaires) et parties prenantes (tels que défini dans le Code de Conduite, collaborateurs extérieurs et occasionnels, actionnaires, associés et titulaires de droits de vote, membres des organes d’administration, de direction ou de surveillance, les cocontractants ainsi que leurs sous-traitants) du Groupe DLSI.

4. Quels sont les types d’alertes concernés par la procédure ?

La procédure décrite dans le présent document s’applique aux alertes professionnelles adressées au Groupe DLSI par le biais de l’adresse électronique d’alerte dédiée [email protected] qui répondent aux conditions de recevabilité suivantes :

Les alertes émises de bonne foi et sans contrepartie financière directe ;
portant sur des faits ou conduites rentrant dans le champ de l’alerte tel que défini par le Code de conduite du Groupe de DLSI (crime, délit, manquement au Code de conduite, etc.).

5. Quelle est la protection accordée au lanceur d’alerte dans le cadre de cette procédure ?

5.1. Les garanties de confidentialité

Le dispositif de recueil et de traitement des alertes mis en place par le Groupe DLSI garantit une stricte confidentialité de l’identité de la personne à l’origine de l’alerte, des personnes concernées par l’alerte et des informations recueillies. Cette confidentialité s’applique à toutes les étapes du traitement de l’alerte. A ce titre :

Tous les échanges entre la personne à l’origine de l’alerte et le Groupe DLSI sont confidentiels ;
Les alertes, de même que les enquêtes et rapports correspondants, sont traités dans la même confidentialité ;
Les personnes qui traitent les alertes (les membres du Comité Ethique et si nécessaire des conseils extérieurs) sont en nombre restreint et sont toutes soumises à une obligation stricte de confidentialité ;
l’accès aux informations recueillies dans l’alerte est interdit aux personnes qui n’ont pas été autorisées par le Comité Ethique à en connaître
Les éléments de nature à identifier la personne à l’origine de l’alerte ne peuvent :
- jamais être divulgués aux personnes concernées par l’alerte, même si elles exercent leur droit d’accès conformément à la règlementation en matière de protection des données personnelles,
- être divulgués qu’avec le consentement préalable de la personne à l’origine de l’alerte,
- être divulgués à l’autorité judiciaire, dans le cas où les membres du Comité Ethique de DLSI doivent dénoncer les faits à celle-ci. Dans ce cas, la personne à l’origine de l’alerte devra en être informée par écrit à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire.

Afin de garantir une stricte confidentialité du traitement des alertes, le Groupe DLSI a mis en place un certain nombre de mécanismes spécifiques et notamment :

L’accès à l’adresse électronique d’alerte dédiée est restreint aux seuls membres du Comité Ethique ;
Les membres du Comité Ethique signent une charte éthique les informant des sanctions applicables en cas de violation de la confidentialité ;
Des accords de confidentialité sont établis avec tous tiers lorsque la vérification ou le traitement d’une alerte nécessitera une expertise externe.

Conformément à la règlementation applicable, il est rappelé que toute divulgation de ces éléments confidentiels est passible de sanctions pénales (Peine pouvant aller jusqu’à deux ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende Article 9.II de la loi Sapin 2).

5.2. Une protection pénale

La responsabilité pénale de la personne à l’origine de l’alerte ne peut pas être engagée lorsque cette dernière soustrait, détourne ou recèle les documents ou tout autre support confidentiel contenant des informations liées à son alerte. Elle doit toutefois avoir eu accès à ces documents de manière licite.

Cette irresponsabilité pénale est également applicable aux complices de la personne à l’origine de l’alerte.

5.3. Une protection civile

La responsabilité civile de la personne à l’origine de l’alerte émise de bonne foi et sans contrepartie financière directe ne peut pas être engagée pour les dommages causés du fait de cette alerte dès lors qu’elle avait des motifs raisonnables de croire que lorsqu’elle y a procédé, le signalement de l’intégralité des informations était nécessaire à la sauvegarde des intérêts en cause.

5.4. Une protection en matière de droit du travail

Conformément aux dispositions légales applicables, le Groupe DLSI ne tolère aucune forme de mesure de représailles ou tentative de représailles contre des personnes ayant signalé de bonne foi et sans contrepartie financière directe des faits par le biais du dispositif de recueil et de traitement des alertes mis en place

Ainsi, la personne à l’origine de l’alerte ne pourra être sanctionnée, licenciée ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte pour avoir signalé, de bonne foi et sans contrepartie financière directe, des manquements potentiels de la législation ou du Code de conduite du Groupe DLSI.

De même, conformément aux dispositions légales en vigueur, le Groupe DLSI garantit d’appliquer l’ensemble de ces mesures de protection aux personnes en lien avec le lanceur d’alerte (par exemple, les proches ou collègues) ainsi qu’aux facilitateurs qui aident le lanceur d’alerte (par exemple, les syndicats ou les associations).

6. Traitement des alertes

6.1. Identification des destinataires

Les membres du Comité Ethique sont chargés de recueillir et traiter les alertes adressées sur l’adresse électronique d’alerte dédiée : [email protected]

En fonction du type d’alertes reçu, le Comité Ethique désignera parmi ses membres la ou les personnes en charge du traitement de cette dernière (« Référent(s) »).

6.2. Identification de l’alerte et de la personne à l’origine de l’alerte

Dans la majorité des cas, les alertes seront envoyées sur l’adresse électronique d’alerte créée à cet effet. Les alertes arrivant par un autre canal (courrier, autre boîte mail) et/ou adressées à d’autres personnes et/ou services doivent être transmises sans délai au Comité Ethique.

Le Groupe DLSI n’interdit pas les alertes anonymes. Toutefois, afin d’assurer un traitement efficace de l’alerte et de permettre à la personne à l’origine de l’alerte de suivre l’état d’avancement de ce traitement, il recommande vivement à ces dernières d’émettre leur alerte de manière non-anonyme.

A ce titre, il est préférable que toute personne adressant une alerte par le biais de l’adresse électronique d’alerte dédiée s’identifie en fournissant son identité et ses coordonnées.

Dans le cas où la personne à l’origine de l’alerte effectue une alerte anonyme, cette dernière ne pourra être traitée que si les informations fournies par la personne à l’origine de l’alerte sont suffisamment détaillées et permettent ainsi d’établir la gravité des faits relatés. En tout état de cause, le Comité Ethique doit veiller à entourer le traitement de cette alerte anonyme de précautions particulières, notamment au moment de son examen préalable de recevabilité afin de déterminer l’opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif de recueil et de traitement des alertes du Groupe DLSI.

6.3. Le registre interne des alertes

Toute alerte adressée par le biais de l’adresse électronique d’alerte dédiée doit être classée dans un registre interne des alertes. Ce registre doit être tenu à jour tout au long de la procédure et fait état de l’ensemble des alertes adressées au Groupe DLSI, ainsi que de tous les échanges externes et internes relatifs à ces alertes.

Cette procédure d’enregistrement vise notamment à permettre :

de conserver une trace de la réception de l’alerte et de sa date de réception ;
d’assurer le suivi de l’état d’avancement de la réponse à l’alerte ;
de gérer les délais de réponse ;
d’assurer la traçabilité de la réponse ;
d’être en mesure, le cas échéant, de démontrer que la réglementation applicable a bien été respectée.

Le Comité Ethique a la charge de suivre l’avancement du traitement des alertes au travers de ce fichier.

Le registre devra être modifié pour tenir compte des alertes qui auront fait l’objet d’un archivage ou d’une suppression.

Une version d’un registre en archivage intermédiaire pourra répondre efficacement aux contraintes imposées par la réglementation relative aux données à caractère personnel (cf. § 6.10).

6.4. Accusé de réception du traitement de l’alerte

A la réception de l’alerte effectuée par le biais de l’adresse email dédiée, le Comité Ethique doit, dans un délai de sept jours ouvrés maximum, confirmer la réception de l’alerte auprès de la personne à l’origine de l’alerte. Le Comité Ethique informera également la personne à l’origine de l’alerte du délai raisonnable et prévisible nécessaire à l’examen de la recevabilité de son alerte (15 jours ouvrés à compter de l’envoi de l’accusé de réception de l’alerte) et des modalités selon lesquelles elle sera tenue informée des suites qui y seront données.

Pour rappel, tout échange doit être consigné dans le registre interne.

6.5. Examen de la recevabilité de l’alerte

Toutes les alertes reçues par le biais de l’adresse électronique dédiée font l’objet d’une analyse préliminaire de recevabilité par le Comité Ethique dans un délai maximum de 15 jours ouvrés à compter de l’envoi de l’accusé de réception de l’alerte. Cette analyse consiste à vérifier si l’alerte entre dans le champ d’application du dispositif de recueil et de traitement des alertes du Groupe DLSI. Il n’est cependant pas de la responsabilité du Comité Ethique destinataire de l’alerte de qualifier juridiquement les faits signalés. A ce titre, le Comité Ethique doit uniquement s’assurer que :

les informations ont été obtenues dans le cadre des activités professionnelles (pour rappel il n’est pas nécessaire pour la personne à l’origine de l’alerte d’en avoir personnellement connaissance);
les faits et actes objet de l’alerte entrent bien dans le champ de l’alerte tel que défini par le Code de conduite du Groupe DLSI ;
la personne à l’origine de l’alerte est bien une personne à qui le dispositif de recueil et de traitement des signalements est ouvert tel que défini par le Code de Conduite de DLSI ;
l’alerte a été effectuée sans contrepartie financière directe ;
l’alerte a été effectuée de bonne foi.

Dans l’hypothèse où le Comité Ethique ne serait pas en possession de toutes les informations et/ou documents requis pour l’examen de la recevabilité de l’alerte ou en cas d’alerte imprécise, il peut inviter la personne à l’origine de l’alerte à lui fournir des informations complémentaires et/ou de documents nécessaires à l’examen de son alerte

dans un délai de 7 jours ouvrés. Dans ce cas, le délai devant être respecté pour mener l’analyse préliminaire de recevabilité de l’alerte sera suspendu. Il ne reprendra qu’une fois le délai de 7 jours ouvrés dépassé ou à la réception des documents et/ou informations demandés. Si une telle étape est nécessaire, elle devra également être renseignée dans le registre.

En cas de non-réponse de la personne à l’origine de l’alerte à la demande d’informations et/ou de documents complémentaires dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de la demande, l’alerte ne sera pas traitée et classée sans suite.

Lorsque l’alerte est déclarée recevable, le Comité Ethique en informe dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans un délai maximum de 15 jours ouvrés à compter de l’envoi de l’accusé de réception de l’alerte, la personne à l’origine de l’alerte de la suite de la procédure et des délais prévisibles d’instruction de cette dernière.

La personne à l’origine de l’alerte est également informée par le Comité Ethique, dans un délai maximum de 15 jours ouvrés à compter de l’envoi de l’accusé de réception de l’alerte, de l’irrecevabilité de son alerte et du/des motifs ayant conduit à cette irrecevabilité. L’alerte jugée irrecevable par le Comité Ethique ne sera alors pas traitée et classée sans suite. Ces échanges doivent être consignés dans le registre interne.

6.6. Respect du délai de réponse de trois mois

Le retour d’information à la personne à l’origine de l’alerte sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des informations signalées, et le cas échéant, sur les mesures prises ou envisagées pour remédier à l’objet de son alerte dans un délai maximum de trois mois à compter de l’envoi de l’accusé de réception à la personne à l’origine de l’alerte.

6.7. Instruction de l’alerte

L’instruction des alertes jugées recevables sera pilotée par le Comité Ethique du Groupe DLSI. Ils devront s’assurer que l’instruction de l’alerte intervienne, dans la mesure du possible et au regard de la complexité de faits signalés, dans un délai raisonnable.

A ce titre, le Comité Ethique pourra désigner les personnes qui auront la charge d’instruire les faits signalés (« Personnes Désignées ») afin d’en déterminer la réalité et la matérialité. A cette fin, le Comité Ethique et les Personnes Désignées détermineront les actions à mener dans le cadre de l’enquête interne (recherche de preuves, recherches informatiques, auditions de personnes, etc.). Les Personnes Désignées devront s’assurer que toutes les mesures conservatoires nécessaires sont prises pour préserver les preuves permettant d’établir les faits signalés.

Le cas échéant, lorsque leur expertise est nécessaire, l’assistance de certains autres collaborateurs du Groupe DLSI pourra être sollicitée ainsi que celle de conseils externes. Ces personnes seront tenues aux mêmes obligations de confidentialité que les membres du Comité Ethique.

Si les informations et/ou documents fournis sont insuffisants pour mener l’instruction des faits signalés, les Personnes Désignées peuvent entrer en contact avec la personne à l’origine de l’alerte pour lui demander des informations ou des documents complémentaires. La personne à l’origine de l’alerte aura alors un délai d’un mois pour fournir les documents et/ou informations demandés. Dans ce cas, les délais liés à l’instruction de l’alerte pourront alors être suspendus, notamment lorsque les documents et/ou informations demandés sont essentiels au traitement de l’alerte. Ces délais ne reprendront qu’une fois le délai d’un mois dépassé ou à la réception des documents et/ou informations demandés. Si une telle étape est nécessaire, elle devra également être renseignée dans le registre.

En cas de non-réponse de la personne à l’origine de l’alerte à la demande d’informations et/ou de documents complémentaires dans un délai d’un mois à compter de la demande, l’instruction de l’alerte ne pourra pas être menée jusqu’à son terme et l’alerte sera classée sans suite.

Afin de garantir la confidentialité de l’identité de la personne à l’origine de l’alerte, de la ou des personnes concernées par l’alerte et des informations communiquées, tout échange avec la personne à l’origine de l’alerte devra s’effectuer de manière sécurisée. Ces échanges devront également être consignés dans le registre interne.

6.8. Les suites données à l’alerte

A l’issue de l’instruction, les Personnes Désignées formalisent un rapport dans lequel elles font état des opérations de vérification menées et de leurs conclusions. Elles transmettent par la suite ce rapport au Comité Ethique.

Après avoir analysé le rapport d’instruction, le Comité Ethique peut décider :

Si la réalité et la matérialité des faits signalés n’ont pas pu être démontrées, de classer sans suite l’alerte ;
Si la réalité et la matérialité des faits signalés ont pu être démontrées, de prendre toute action appropriée pour y remédier (selon les cas, ouverture de procédures disciplinaire et/ou éthique, signalement aux autorités compétentes, etc.).

En toute hypothèse, le Comité Ethique informera la personne à l’origine de l’alerte des suites données à son alerte et, le cas échéant, des mesures prises ou envisagées pour remédier à l’objet de son alerte, par le biais de l’adresse email dédiée. Elle sera également informée de la clôture du traitement de son alerte.

6.9 L’information des ou de la personne concernée(s) par l’alerte

Dans un délai raisonnable, qui ne pourra excéder un mois à la suite de la réception de l’alerte, le Comité Ethique doit informer la/les personne(s) concernée(s) par l’alerte (par exemple, en tant que témoin, victime ou auteur présumé des faits, facilitateur) de l’existence d’une procédure qui implique le traitement de leurs données.

Toutefois, l’information de la personne peut être différée si cette information est susceptible de compromettre gravement la réalisation des objectifs du dispositif d’alerte (instruction de l’alerte par exemple). Ainsi, le Comité Ethique a la possibilité d’informer cette personne après avoir pris des mesures conservatoires permettant de prévenir la destruction de preuves relatives aux faits signalés. Le Comité Ethique informera donc la ou les personnes concernées par l’alerte aussitôt ce risque écarté.

L’information est celle prévue par la « Politique de protection des données personnelles – dispositif de recueil et de traitement des alertes ».

Le Comité Ethique doit s’assurer de respecter la présomption d’innocence des ou de la personne visée par les faits faisant l’objet de l’alerte.

6.10 Conservation des alertes traitées

En fonction des hypothèses rencontrées, les données relatives à une alerte devront être conservées, archivées ou supprimées par le Référent dans les conditions suivantes :

Les données relatives à une alerte peuvent être conservées en base active jusqu’à la prise de la décision définitive sur ses suites ;
Après la prise de décision définitive sur les suites à réserver à l’alerte, les données pourront être conservées sous forme d’archives intermédiaires le temps strictement proportionné à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes visées et des tiers mentionnés, en tenant compte des délais d’éventuelles enquêtes complémentaires ;
Lorsqu’une procédure disciplinaire ou contentieuse est engagée à l’encontre d’une personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données relatives à l’alerte peuvent être conservées par le Groupe DLSI jusqu’au terme de la procédure ou de la prescription des recours à l’encontre de la décision intervenue.
Les données pourront être conservées plus longtemps, en archivage intermédiaire, si le Groupe DLSI en a l’obligation ou à des fins probatoires dans l’optique d’un contrôle ou d’un contentieux éventuel ou à des fins de réalisation d’audits de qualité des processus de traitement des signalements ;
les données anonymisées (nombre d’alerte, motifs des alertes, suites données aux alertes) pourront être conservées plus longtemps afin d’être utilisées à des fins statistiques, notamment dans le cadre du programme anti-corruption du Groupe DLSI et de sa mise à jour.
Les données relatives aux demandes d’exercice de droit sont conservées pendant un an à compter de la réponse à la demande, sauf celles relatives au droit d’opposition qui sont conservées pendant six ans.

Ces règles de conservation/ archivage/ suppression s’appliquent également au registre interne des alertes mentionné au §6.3 de la présente procédure.

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